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Di seguito una sintesi delle funzionalità del ns. software di Gestione Centri Termali/Beauty Farm JT.

La struttura del sistema informativo si basa su un Server centrale contenente tutti gli archivi gestionali (database) e su un'architettura distribuita di personal computer in rete, su cui risiedono le procedure applicative (programmi) che svolgono localmente le funzioni proprie del posto di lavoro (accettazione, visite mediche, amministrazione, controllo tecnologico reparti, ecc.).

Il ns. software per la gestione Centri Termali / Beauty Farm e Centri benessere, denominato JT, è stato realizzato con le ultime tecnologie Microsoft ed è funzionante su piattaforma Window 95/98/2000/Xp, è interfacciato con Microsoft Office, OpenOffice e altre suite di programmi di produttività, rendendo facili ed intuitive funzionalità altrimenti complesse, aumentando la produttività individuale e la cultura Aziendale.

Costituito da moduli integrati fra loro quali:

  • Modulo Front Office (Accettazione/Cassa).
  • Modulo Back Office (Rendiconto di cassa, Statistiche del giorno).
  • Modulo Cartella Clinica (Generica, Specialistiche).
  • Modulo Prenotazioni (Termali, Fisio, Estetiche).
  • Modulo Fatturazione Enti/Asl/Agenzie/Gruppi.
  • Modulo Statistiche generali (Coter, afflussi, varie).
  • Modulo Generatore statistico.
  • Modulo Controllo Accessi ai reparti e alle Visite mediche.
  • Modulo Memorizzazione ottica delle Ricette.
  • Modulo Gestione documenti.
  • Modulo Contabile.

In JT tutte le funzioni sono accessibili agli operatori solo ed esclusivamente tramite password, ed ogni transazione o modifica ai dati viene memorizzata sul server e consultabile dalla postazione della Direzione per il monitoraggio degli eventi ed anomalie avvenuti nei vari settori (accettazione, cassa, prenotazione, ecc.) permettendo un controllo totale del lavoro svolto dagli operatori/medici.

Tutte le funzionalità di JT, anche le più complesse, sono rese semplici ed intuitive nell'utilizzo e sono assistite dal sistema che informa l'operatore su eventuali incongruenze ed errori.

JT interagisce continuamente con il sistema hardware di controllo accessi ai reparti di cura per l'abilitazione agli ingressi cure da erogare.

Allo scopo sono stati individuate varie tipologie di accesso le quali prevedono diversi tipi di dispositivi di controllo in relazione alla particolare funzione che svolgono, si prevedono quindi collegamenti del software con tornelli, emettitori ticket, erogatori cure inalatorie e idropiniche, ed altri vari dispositivi.

STRUTTURA DEL SISTEMA INFORMATIVO
   
ACCETTAZIONE/CASSA – FRONT OFFICE Svolge tutte le funzioni di accettazione/cassa del Cliente (privato o di qualsiasi ente mutualistico o gruppo) con caricamento dei dati personali e del riconoscimento se già presente in anagrafica.
Possono essere utilizzati dispositivi di riconoscimento veloce come badge magnetici, chip card, trasponder, che consentono un facile ed immediato accesso ai servizi dello Stabilimento/Centro.
Si incarica di proporre ed effettuare le operazioni di cassa dalla prescrizione medica effettuata negli ambulatori di visita, con l’emissione automatica della fattura.
In definitiva il modulo comprende tutte le attività svolte dagli operatori al front office.
   
SERALE – BACK OFFICE Con procedura serale si intendono tutte le operazioni di rendicontazione, correzioni, statistiche dell’andamento della giornata e di controllo delle eventuali anomalie ed errori verificatesi.
In genere si stampano gli impegni dei reparti di cura/trattamento e si preparano le attività del giorno dopo.
In questa fase possono essere elaborate statistiche di qualsiasi natura sia della giornata che di un periodo con relativi confronti con gli anni precedenti per un attento studio dell’andamento.
   
CARTELLA CLINICA Quando il Paziente si presenta al medico, viene redatta la cartella clinica, con la visualizzazione e consultazione dei suoi dati clinici storici, facilitandone il riscontro clinico e l’approccio alla visita medica.
Sono previsti diversi ‘percorsi’ di inserimento dati in relazione alla tipologia del Paziente (mutuato, di un particolare ente, privato, estetico, ecc.) e all’afflusso di presenze della giornata.
Nell’ambito del modulo sono state inserite sezioni specialistiche tali da poter effettuare esami obiettivi accurati, sempre a discrezione del medico.
Diverse utility permettono al medico di velocizzare l’inserimento dei dati e garantiscono la Direzione Sanitaria della correttezza e coerenza delle operazioni svolte dai suoi medici.
La prescrizione viene automaticamente proposta in cassa (modulo Accettazione/Cassa) e l’operatore predispone le operazioni di vendita vincolato alla prescrizione del medico.
   
PRENOTAZIONI CURE / TRATTAMENTI Il modulo Prenotazione è stato realizzato con una particolare tecnologia che permette la completa gestione della prenotazione di trattamenti estetici, termali, fisioterapici con un unico programma semplificandone notevolmente l’operatività ed il controllo ed ottimizzandone realmente le risorse.
Dallo stesso programma è possibile prenotare anche le visite mediche specialistiche.
Tutte le risorse del Centro (operatori, camerini, macchine) sono ottimizzate e il sistema si prende cura di prenotarle rispettando le regole aziendali che il Centro ha stabilito e che può modificare nel tempo.
Nella gestione sono disponibili funzioni di prenotazione automatica e manuale di notevole potenza e semplicità d’uso, con una particolare funzione di prenotazione storica dei trattamenti del paziente.
La prenotazione automatica viene attivata tramite l’inserimento delle preferenze del Paziente (esempio l’orario, il massaggiatore preferito, i giorni disponibili, ecc.) e il sistema le prenota ottimizzando le risorse in relazione alle richieste del Paziente senza richiedere l’intervento dell’operatore.
Con questo sistema l’operatore alla prenotazione non prende parte all’assegnazione delle risorse, essendo il meccanismo è completamente automatico, velocizzando notevolmente tale attività.
La prenotazione manuale risponde alle esigenze di particolari situazioni in cui l’operatore deve o vuole assegnare al Paziente precise risorse in determinati giorni/orari scegliendole direttamente.
In genere si cerca di accontentare il più possibile il Paziente e tramite questa funzione si ottiene il massimo rendimento e soddisfazione del Paziente.
Completamente parametrizzata, permette ad un operatore di sistema di ‘istruire’ il programma sulle proprie specifiche esigenze e adattarlo alla propria operatività senza dover ricorrere ad interventi tecnici esterni o a modifiche software.
Immediata nell’uso, di facile accesso, fornisce uno strumento molto sofisticato di prenotazione, anche di pacchetti cure (insieme di più cure) con un semplice click del mouse.
Corredato di una serie di stampe di controllo fornisce uno strumento indispensabile di gestione e ottimizzazione dei reparti di cura/trattamento.
   
FATTURAZIONE ENTI/ASL/AGENZIE/GRUPPI Il modulo esegue qualsiasi tipo di fatturazione in relazione ad un determinato contratto e listino.
Possono essere fatturate le prestazioni per mutuati di qualsiasi ente (con relativo tracciato di scarico) ed eventuali accordi con agenzie o gruppi di Pazienti.
   
STATISTICHE Su richiesta dei ns. Clienti abbiamo creato un ‘generatore’ di statistiche che sostituisce i programmi scritti ad hoc per le numerose ed estemporanee statistiche necessarie.
In definitiva il modulo permette all’operatore predisposto o alla Direzione di creare qualsiasi tipo di statistica senza intervento tecnico di programmazione.
In tempo reale vengono richiesti parametri al quale l’operatore risponde e che creano la statistica, dopodichè è immediatamente eseguita e memorizzabile in una ‘libreria’ per un ulteriore utilizzo.
Infatti si possono richiamare ed eseguire o modificare statistiche precedentemente create, e l’output (come verrà rappresentata) può essere effettuato su Microsoft Excel, Lotus, su grafico, su stampante, su disco, ecc…
Si è completamente autonomi, svincolati dai costi e tempi di interventi tecnici di programmazione ed è possibile analizzare qualsiasi dato memorizzato in archivio con relativo confronto con gli anni precedenti.
   
CONTROLLO ACCESSI Il modulo Controllo Accessi ai Reparti comprende il software di collegamento dei dispositivi hardware di controllo accesso alla gestione del Paziente.
In definitiva il sistema determina e controlla tutta la logica aziendale di accesso ai reparti di cura/trattamento e tiene traccia di tutti i movimenti del Paziente entro l’ambito del Centro.
Colloquia con il software di gestione degli apparecchi hardware scambiando dati e segnalando le varie anomalie e situazioni di conflitto, elaborando ed eseguendo le adeguate operazioni di risposta (facenti parte delle regole aziendali) alle varie situazioni che si verificano, esercita quindi una sua ‘intelligenza’ per di più programmabile e modificabile.
In definitiva è un complesso software di supervisione del sistema e può essere visto come il controllore ed esecutore di tutti i ‘comandi’ inseriti nella gestione giornaliera del Paziente.
Fa parte del controllo accessi la gestione dell’ingresso alla visita medica di accettazione/controllo, che elimina sia le code di attesa agli ambulatori che le spiacevoli discussioni coi Pazienti.
Il sistema fornisce la logica di ingresso/uscita agli ambulatori e permette una serie di statistiche grafiche di controllo sui tempi di visita, sul percorso effettuato dal Paziente, l’andamento del reparto.
Un altro tipo di controllo accessi è il collegamento del sistema centrale al reparto inalatori, che permette il totale controllo clinico/di cassa delle cure inalatorie da erogare al Paziente.
Diversi sistemi di controllo possono essere implementati in funzione del tipo di risultato che si vuole ottenere, per il massimo rendimento occorre un attento studio geografico della disposizione dei controlli da installare e della relativa logica che si vuole porre in essere.
Per l’analisi di fattibilità consigliamo la presenza e la consulenza dei ns. tecnici in quanto abbiamo studiato ed installato le tipologie più varie di dispositivi in diversi Centri, valutandone l’impatto sul Paziente e quindi l’effettiva efficacia.
   
MEMORIZZAZIONE OTTICA DELLE RICETTE MUTUALISTICHE In caso di Paziente mutuato, dal codice della Ricetta inserito nella fase di accettazione, è possibile collegare automaticamente la sua Ricetta ai suoi dati clinici e di cassa.
A fine giornata gli operatori inseriscono le Ricette del giorno in un dispositivo scanner che in automatico le memorizza nel sistema collegandole ai relativi Pazienti.
Non è quindi più necessario fare le fotocopie delle Ricette in quanto in caso di contestazione o richiesta di documentazione da parte dell’Ente o del Paziente stesso il reperimento dei dati e Ricetta/e (incluso eventuali allegati) è immediato (tramite nominativo, codice Ricetta, codice Ente, ecc.) con la possibilità di ristampare una copia esatta della Ricetta ed inviarla anche via posta elettronica.
E’ possibile memorizzare le Ricette su disco Dvd (ad alta capacità) in modo da ottenere la copia storica annuale delle Ricette, che peraltro sono sempre in linea e consultabili nel tempo.
Il modulo permette un notevole risparmio di tempo e risorse umane aumentando l’organizzazione e la produttività generale.
   
GESTIONE DOCUMENTI In una Azienda la mole di documentazione cartacea è impressionante.
Nei Centri Termali/Beauty è ancora più vero poiché si tratta di attività di notevole complessità e vastità degli argomenti trattati (fiscali, clinici, amministrativi, tecnici, ecc.).
Dall’osservazione di questo problema abbiamo realizzato un modulo software che assiste l’operatore nella memorizzazione/reperimento e gestione logica dei documenti emessi e ricevuti, tramite semplici sistemi di dialogo.
Il modulo è stato realizzato interamente da noi, non è un prodotto di terze parti adattato, è completamente integrato e incorporato in JT, quindi ne condivide i dati in tempo reale.
Le funzionalità abilitate sono molteplici e vanno dall’accesso protetto dei documenti (tramite password, o in caso più spinto tramite badge), alla ricerca rapida e sicura del documento o dei documenti collegati.
Il problema più sentito dalla gestione del Protocollo è il reperimento secondo una logica comune del documento stesso, un operatore lo memorizza in un modo un altro lo cerca con una logica diversa e ovviamente non lo trova.
Per risolvere il problema il sistema prevede diverse chiavi di ricerca, ma non essendo sufficiente questo, a richiesta abilita la ricerca full text, ossia ricerca il documento tramite una frase che l’operatore ricorda esserci o che contraddistingue il documento dagli altri, per esempio ‘Normativa sul trattamento dei dati sensibili’, a questo punto solo i documenti che contengono tale frase saranno evidenziati.
Per abilitare questo tipo di ricerca occorrono funzionalità di Ocr (riconoscimento automatico del carattere) che sono implementate nel modulo.
Memorizzato ed archiviato l’originale (che rimane unico e tale) possono essere effettuate ristampe dello stesso, invii via email, via fax o quant’altro (ovviamente previa autorizzazione a trattare quel documento).
Tutta la gestione è collegata automaticamente ai dati della Clientela del Centro fornendo un ambiente unico ed integrato di lavoro.
Si comprende facilmente quale organizzazione si crea e quale aumento di produttività comporti.
   
GESTIONE CONTABILE Il modulo contabile conclude la gestione, non ritenendo necessario (almeno per ora) realizzare un prodotto contabile, attualmente utilizziamo il software standard ‘Ad Hoc’ realizzato e distribuito in ambito nazionale dalla Zucchetti Spa.
Tuttavia alcuni ns. Clienti hanno altri software che abbiamo collegato al ns. sistema per la trasmissione automatica delle fatture attive in contabilità, quali Team Sistem, Acg Ibm.
Siamo disponibili a collegare altri software non previsti al fine di non fare sostituire il software di gestione contabile al Cliente, risparmiando sui costi e senza cambiare abitudini consolidate.
   
SERVIZI ED ASSISTENZA Ovviamente anche la migliore tecnologia possibile non da risultati se non è supportata da un adeguato servizio di addestramento, assistenza e consulenza, da un continua presenza sul Cliente, e dallo scambio di esperienze.
JT è stato pensato e realizzato grazie al continuo apporto di esperienza dei ns. Clienti, coi quali abbiamo un rapporto di collaborazione che si traduce in un prodotto software sempre più completo e aderente alle reali necessità di ognuno.
Avrà notato la vastità degli argomenti trattati, ogni modulo realizzato risponde ad esigenze sempre più sentite e alle quali occorre rispondere con strumenti potenti, adeguati, modificabili nel tempo.
Abbiamo considerato e cercato una risposta ad ogni aspetto ed attività del Centro Termale/Beauty, realizzando un prodotto di elevato contenuto tecnologico che sappiamo di dover fare continuamente crescere, in risposta alle continue e sempre più complesse esigenze del mercato.
Sappiamo bene che il Cliente desidera essere seguito, essere sicuro della ns. presenza soprattutto nel pieno della Sua attività.
Sappiamo bene che un Cliente scontento comporta difficoltà di gestione, di rapporti, di immagine anche con altri eventuali interlocutori e che per far crescere la ns. attività occorre creare strumenti che possano far crescere i ns. Clienti.
Allo scopo, ai nuovi Clienti forniamo un servizio di start up di notevole qualità, garantendo in ogni momento la presenza, se richiesta, di un ns. tecnico specializzato nel settore Termale/Beauty, al fine di facilitare le fasi di partenza col nuovo prodotto software.
Ai Clienti già acquisiti forniamo un servizio di assistenza e aggiornamento software continuo, specializzato, sempre disponibili peraltro a realizzare nuovo software o a personalizzare l’esistente, tale da rendere JT un investimento produttivo e sicuro nel tempo.
Allo scopo, riteniamo interessante un incontro per confrontare esperienze e metodi, ed avere una occasione per dimostrarLe nella pratica la potenza e versatilità di JT.